OFIMATICA

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y                            documentos, etc.

La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.

UTILIZAR APLICACIONES OFIMÁTICAS

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

 Descripción del Programa

Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja es como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas que calculan valores basados en referencias a otros números del libro.

La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.

 Ventajas y características principales

• Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las comisiones, los pagos, etc
• Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos - en Excel son muy precisos.
• Excell incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los técnicos llaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas restricciones -o a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las que calcula las soluciones es asombrosa.
• Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...
• Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos
• Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.
• Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.
• Puede en Excel sumar filas y columnas.
• Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.
• La utilización de las casillas del excel para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta
• En excell podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitaramos una fila o una columna.
• Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

ACCESS

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma.

 ¿Qué es una base de datos?
Es un sistema que puede organizar o editar grandes cantidades de información, de forma organizada, de manera que se hagan disponible para el momento en el que puedan ser solicitada.


 ¿Qué es información?
Es un conjunto de datos importantes para una persona u organización.


 ¿Qué se quiere decir cuando se habla de un sistema de base de datos relacional?
Es la forma de organizar la información de una base de datos a través de tablas.


 ¿Cómo se forman las bases de datos?
Las bases de datos se forman mediante el software RDBMS (Sistema de administración de bases de datos relacionales) que permite organizar y visualizar los datos de la tabla.


 ¿Elementos de Microsoft Access?
a) Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas, como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman cuadros.
b) Consultas: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.
c) Formularios: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, etc.
Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda de información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario.
d) Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así poder tener estas bases de datos en una pagina.
Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios.
e) Macros: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.
f) Módulos: Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas que las de los macros.
g) Controles: Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario.
Los formularios y los informes son controles

OFIMÁTICA EN EL CAMPO EMPRESARIAL

 Informática aplicada a la producción

En las áreas de manufactura se están aplicando las computadoras con dos objetivos primordiales que son: como sistemas físicos y como sistemas de información. Así tenemos que el diseño asistido por computadoras (CAD), la manufactura asistida por computadoras (CAM) y la robótica se usan en el sistema de producción físico para realizar mejor ciertas actividades y reducir costes. En tanto que en materia de información, la utilización de los medios informáticos comenzó con el control y la gestión de los inventarios, los cuales incluían el punto de pedido, para pasar luego al moderno concepto de la planificación de necesidades de materiales (MRP).
Más recientemente las empresas de alta competitividad incorporaron a sus sistemas de computación el concepto de la producción "just in time". Este nuevo sistema de producción sumada a la nueva ola en materia de calidad y productividad llevó a las empresas a la imperiosa necesidad de contar con sistemas destinados a la aplicación eficiente y eficaz del TQM (Gestión de Calidad Total). Entre las necesidades más acuciantes se encuentra la aplicabilidad del SPC (Control Estadístico de Procesos), los cuales debido a las revolucionarias ideas de Deming en materia de calidad y administración se aplicaron también a la mejor gestión de las empresas (SMC – Control Estadístico de Gestión).
Recientemente la evolución en los procesos de gestión de calidad han incorporado la necesidad de aplicar los sistemas informáticos en el cálculo de los niveles en sigma para los diferentes procesos y componentes o servicios generados por una empresa (Sistema Seis Sigma).
Todo este proceso de desarrollo continúa expandiéndose para llegar hoy al revolucionario concepto de la fábrica flexible y su Sistema de Manufactura Integrada por Computador (CIM).
Las empresas que pretendan mantenerse al margen de ésta evolución se verán pronto con graves inconvenientes a la hora de competir. Es como un ejercito que pretende atacar con caballería a una brigada de tanques modernos en pleno avance.

Sistema de información financiera

El término sistema de información financiera (CBIS) permite proporcionar a personas y grupos tanto de dentro como de fuera de la empresa de información relacionada con los asuntos financieros de la misma. Esta información consiste tanto de informes periódicos, como especiales, más resultados de simulaciones matemáticas, comunicaciones electrónicas y consejos de sistemas expertos.
La posibilidad de efectuar controles de gestión y presupuestaria, administrar el flujo de fondos (cash flow), y realizar pronósticos son algunas de las novedosas e importantes aplicaciones informáticas en materia financiera.
Así, el subsistema de administración de fondos ayuda a la gerencia no sólo a rastrear el flujo de dinero a través de la empresa, sino a influir en ese flujo. El modelo de flujo de efectivo se usa para simular el efecto de decisiones alternativas sobre el flujo. El flujo de efectivo que sale de una empresa es afectado por el presupuesto operativo. Los gerentes de todas las áreas de la organización usan el presupuesto como mecanismo de control. Los informes de presupuesto mensual durante el ejercicio fiscal indican a los gerentes qué tan bien se están desempeñando en relación con lo presupuestado. Los gerentes también usan relaciones para comparar el desempeño de sus unidades con estándares establecidos por la empresa, la industria a la que pertenece la empresa y el mundo de los negocios en general. Para todo ello el sistema informático debe dar propuestas y soluciones novedosas, creativas e innovadoras, que permitan mejorar el control sobre la marcha de la empresa.

Sistemas de información para ventas y marketing

Conformado por el subsistema de producto el cual suministra información acerca de los productos de la empresa, el subsistema de colocación el cual genera información vinculada a la red de distribución de la empresa, el subsistema de promoción encargada de informar acerca de las actividades de publicidad y ventas del personal de la empresa, el subsistema de precios, el cual ayuda al gerente en la adopción de decisiones concernientes a dicho aspecto, y el subsistema de mezcla integral que permite el desarrollo de estrategias que tomen en consideración todos los aspectos del marketing.
Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la utilización de software destinado a la predicción de ventas, como así también al análisis paretiano de la rentabilidad por producto, línea de productos o servicios, zonas o regiones, formas de distribución, formas de pago, tamaño de las ventas, clientes y tipos de consumidores entre muchas otras.